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スマートドックス

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Jenny Takahara, 2025年6月12日
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注意: スマートドキュメント機能は、プロフェッショナルパワーエンタープライズプランに含まれており、エッセンシャルおよびアドバンスドプランではアドオンとして利用可能です。アカウント設定へのアクセス権を持つユーザーのみが会社アカウントのアドオンを購入できます。アドオンには、14日間の無料トライアルが付いており、その間に5つの署名が利用可能です(請求情報が必要です)。アドオンの利用規約については、こちらのページをご覧ください。

スマートドキュメント機能を使用すると、取引または連絡先の詳細ビューから直接提案書や見積もりを作成することで、交渉プロセスの時間を節約できます。ドキュメントは、自分のPipedriveアカウントから関連する取引、連絡先、プロジェクト、または製品の詳細で自動的に入力されます。

その後、追跡可能なリンクを使用してドキュメントを共有し、見込み客がドキュメントに関与したときに通知を受け取ることができます。

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ストレージプロバイダーへの接続

Smart Docsに接続するには、取引または連絡先の詳細ページに移動し、ドキュメントタブをクリックしてクラウドストレージを接続を選択します。3つのプロバイダー - Google Drive、 Microsoft OneDrive、またはSharePointを使用して接続できます。

Pipedriveがあなたのアカウントにアクセスするための許可を与えるフローに導かれます。接続が完了すると、既存のドキュメントや取引に保存されたテンプレートをアップロードでき、これらはあなたのドライブに自動的に保存されます。

アカウントを接続した後は、ストレージロケーションとして個人用ドライブまたは共有ドライブを接続するオプションが表示されます。

注意: Smart DocsのためにGoogleアカウントを接続することは、Google Drive同期機能の設定とは別です。

あなたのアカウントを追加または切断するには、ツールとアプリ > ドキュメント に移動し、“+ 新しいアカウントを追加”または“切断”をクリックします。ファイルの保存方法については、この記事を参照してください。

注意: Google Driveへの接続や再認証に問題がある場合は、Googleの権限に移動し、再接続を試みる前にPipedriveの権限を削除してください。問題が解決しない場合は、サポートチームにお問い合わせください。

あなたのアカウントのために、デフォルトの共有ドライブを設定することもできます。

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共有ドライブフォルダの作成

ストレージプロバイダーをSmart Docs機能に接続すると、ユーザーのドライブを選択できるドロップダウンメニューが表示されます。Smart Docs機能を接続すると、自動的にカスタム共有ドライブフォルダが割り当てられます。ただし、自分自身のフォルダを作成することもできます。

Google Driveアカウントの共有ドライブタブに移動し、新しいフォルダを作成してください:

Google Driveで新しい共有フォルダを作成したら、ツールとアプリ > ドキュメントに移動し、Smart Docsで使用するために新しい共有フォルダを選択してください:

GSuiteアカウントに新しい共有フォルダを表示または作成するオプションが表示されない場合、それは使用しているエディションによる可能性があります。

Google Suite Basicは共有フォルダをサポートしていませんが、以下のエディションはサポートしています:

  • ビジネススタンダードおよびプラス

  • エンタープライズ

  • 教育ファンダメンタルズ

  • スタンダード

  • 教育および学習アップグレードおよびプラス

  • 非営利団体

  • G Suiteビジネス

  • エッセンシャル

同期されたGSuiteアカウントが共有フォルダをサポートしていない場合、Pipedriveのオプションはグレーアウトして表示されます。


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テンプレートの作成と共有

注意: 正しいグローバル権限を持つユーザーのみがテンプレートを作成できます。

アカウントを接続したら、ドキュメントや提案を作成し始めることができます。ドキュメントを直接作成することもできますが、将来のドキュメントの時間を節約するために、最初にテンプレートを作成することをお勧めします。Pipedriveの権限“Smart Docsテンプレートの追加とインポート”を使用して、どのPipedriveの役割が新しいテンプレートを作成または追加できるかを制御できます。Pipedriveの権限セットについての詳細は、この記事をお読みください。

ゼロからテンプレートを作成するには、取引または連絡先の詳細ビューでドキュメント > テンプレートタブに移動し、「ドキュメント」、「スプレッドシート」または「プレゼンテーション」をクリックします。もしすでに保存されたテンプレートがある場合は、プロバイダーからテンプレートをインポートすることも可能です。

注意: スプレッドシートやプレゼンテーションを使用してテンプレートやドキュメントを作成することは、Google Driveのユーザーにのみ利用可能です。
注意: OneDriveを使用する場合、ファイルピッカー、テンプレートエディタ、およびドキュメントエディタは新しいポップアップウィンドウとして表示されます。ポップアップウィンドウが表示されない場合は、ブラウザ設定でPipedriveからのポップアップを有効にする必要があります。ポップアップの有効化方法については、この記事を学んでください。

テンプレートの編集

注意: Smart Docsでのフィールドデータとテンプレートの使用に関する詳細は、この記事をチェックしてください。

テンプレートエディタにいるときは、テンプレートの名前カテゴリを更新し、Pipedriveの取引、連絡先、製品、プロジェクト、または時間ベースのフィールドを追加して、テンプレートの内容を埋めることができます。

Pipedriveのフィールドをテンプレートに追加するには、テンプレートエディタの右側からフィールドをコピーしてテンプレート本文に貼り付けます。フィールドは「[ ]」の括弧で表示され、ドキュメント用にテンプレートが使用されるときにフィールドデータで自動的に置き換えられます。

テンプレートの編集が完了したら、「Close」をクリックしてテンプレートを保存するか、「ドキュメントを作成するために使用する」をクリックして、テンプレートを使用してすぐにドキュメントを作成します。

Smart Docsのフィールドとテンプレートについてさらに学ぶには、この記事をご覧ください。

テンプレートをチームと共有するにはどうすればよいですか?

高度なテンプレート共有を使用して、Pipedrive内の他のユーザーとテンプレートを自動的に共有できます。テンプレートを共有するには、テンプレートを編集するために開き、権限タブをクリックします。ユーザーに与えることができる権限のレベルは2つあります:

  1. このテンプレートを使用できます – テンプレートを表示し、新しいドキュメントを作成するために使用できますが、元のテンプレートを編集または削除することはできません。
  2. このテンプレートを編集できます – 元のテンプレートを表示、使用、編集、削除できます。
注意: テンプレートを正常に使用するには、共有先のユーザーもストレージプロバイダー内の元のテンプレートファイルにアクセスできる必要があります。この理由から、すべてのテンプレートとドキュメントは共有ドライブに保存されることをお勧めします。この設定はSmart Docs設定で行うことができます。ドキュメントの保存方法については、この記事で詳しく学べます。

一度テンプレートが他のユーザーと共有されると、そのテンプレートはテンプレートギャラリーの私と共有されたセクションに表示されます。

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ドキュメントの作成

注意: ユーザーはSmart Docs機能を通じて署名をリクエストできます。この機能についての詳細は、この記事を参照してください。

ドキュメントを作成するには、案件または連絡先の詳細ビューでドキュメントタブをクリックします。以前に作成したテンプレートからドキュメントを作成するオプションや、空白のドキュメントスプレッドシート、またはプレゼンテーションから一から作成するオプションが表示されます。

デバイスまたは接続されたGoogleドライブ、Microsoft OneDrive、SharePointアカウントから事前に作成されたドキュメントをインポートすることもできます。ローカルに保存されたドキュメントは、デバイスからPDFとしてアップロードすることもできます。

注意: ドキュメントをPDFとしてアップロードすると、内容を変更したり、テンプレートとして保存したりすることはできません。

既存のテンプレートからドキュメントを作成するには、「テンプレートから」をクリックし、使用したいテンプレートを選択します。ドキュメントエディターが開き、すべてのテンプレートフィールドが対応するデータで埋められます。

名前やカテゴリをカスタマイズし、内容を好みに応じて調整できます。作業中にドキュメントは自動的に保存されます。

特定の案件プレースホルダーを持つドキュメントを作成するには、案件の詳細ビューから作成する必要があります。特定の人物プレースホルダーを持つドキュメントを作成するには、案件または人物の詳細ビューから作成する必要があります。

注意: テンプレートにフィールド情報が欠けている場合、フィールド名のプレースホルダーはドキュメントに残ります。未入力フィールドをクリアする方法については、この記事を参照してください。
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ドキュメントの表示と共有

Google Drive – ドキュメントエディタの右下隅にある“共有”ボタンをクリックすると、ドキュメントを共有したり、PDFとしてダウンロードしたり、ドキュメントを削除したりできます。

  • 署名をリクエスト – ドキュメントの受取人に署名をリクエストします。
  • リンクとして共有 – このドキュメントの読み取り専用PDFバージョンへのリンクを生成し、受取人がそれを開くとブラウザウィンドウに表示されます。
  • PDFをダウンロード – ドキュメントをローカルに保存し、メールに添付したり、直接顧客に送信したりできるようにします。


OneDriveおよびSharePoint –
ドキュメントを共有するには、まずドキュメントエディタを閉じ、詳細ページに作成されたドキュメントの“...” (その他)ボタンをクリックする必要があります。

リンクを使ってドキュメントを共有すると、ビューを追跡したり、誰かがドキュメントを開いたときにメール通知を設定したりするオプションがあります。

もしビューを追跡オプションを有効にすると、ドキュメントが初めて開かれたとき、毎回、または一度も開かれないときにメールで通知を受け取ることができます。

注意: 当社のドキュメント追跡機能はGDPRに準拠しています。詳細はこの文書をお読みください。

リンクが生成されると、オリジナルのドキュメントの下にバージョンとして保存され、ビューの数と作成時間が表示され、そのバージョンを更新することはできなくなります。


ドキュメントの別のバージョンを作成するには、オリジナルのドキュメントをクリックし、必要な更新を行い、新しいリンクを生成します。リンクが生成されると、それはあなたのドキュメントの下にバージョン2として表示されます:

ドキュメントの別のバージョンを作成する場合、2つのライブバージョンがないようにするために、最初のバージョンのリンクを無効にすることをお勧めします。そのためには、最初のバージョンの“...”をクリックし、リンクとして共有 > リンクを有効にするをクリックしてリンクを無効にしてください。

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ドキュメントに署名を追加する

Smart DocsにはeSignatures機能も含まれているため、追加のツールを必要とせずに顧客からドキュメントの署名をリクエストできます。

取引または連絡先ページからSmart Docs機能を使用してドキュメントを作成またはアップロードし、署名をリクエストするオプションを見つけてください。ドキュメントの署名をリクエストする方法については、この記事を参照してください。

注意: eSignatures機能は、プロフェッショナルおよびエンタープライズプラン、および有効な請求情報を入力しているユーザーが試用しているプランでのみ利用可能です。この機能は、Smart Docsアドオンを使用するエッセンシャルおよびアドバンスドユーザーにも提供されます。
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