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スマートドキュメント機能を使用すると、取引または連絡先の詳細ビューから直接提案書や見積もりを作成することで、交渉プロセスの時間を節約できます。ドキュメントは、自分のPipedriveアカウントから関連する取引、連絡先、プロジェクト、または製品の詳細で自動的に入力されます。

その後、追跡可能なリンクを使用してドキュメントを共有し、見込み客がドキュメントに関与したときに通知を受け取ることができます。

ストレージプロバイダーへの接続

Smart Docsに接続するには、取引または連絡先の詳細ページに移動し、ドキュメントタブをクリックしてクラウドストレージを接続を選択します。3つのプロバイダー - Google Drive、 Microsoft OneDrive、またはSharePointを使用して接続できます。

Pipedriveがあなたのアカウントにアクセスするための許可を与えるフローに導かれます。接続が完了すると、既存のドキュメントや取引に保存されたテンプレートをアップロードでき、これらはあなたのドライブに自動的に保存されます。

アカウントを接続した後は、ストレージロケーションとして個人用ドライブまたは共有ドライブを接続するオプションが表示されます。

あなたのアカウントを追加または切断するには、ツールとアプリ > ドキュメント に移動し、“+ 新しいアカウントを追加”または“切断”をクリックします。ファイルの保存方法については、この記事を参照してください。

あなたのアカウントのために、デフォルトの共有ドライブを設定することもできます。

共有ドライブフォルダの作成

ストレージプロバイダーをSmart Docs機能に接続すると、ユーザーのドライブを選択できるドロップダウンメニューが表示されます。Smart Docs機能を接続すると、自動的にカスタム共有ドライブフォルダが割り当てられます。ただし、自分自身のフォルダを作成することもできます。

Google Driveアカウントの共有ドライブタブに移動し、新しいフォルダを作成してください:

Google Driveで新しい共有フォルダを作成したら、ツールとアプリ > ドキュメントに移動し、Smart Docsで使用するために新しい共有フォルダを選択してください:

GSuiteアカウントに新しい共有フォルダを表示または作成するオプションが表示されない場合、それは使用しているエディションによる可能性があります。

Google Suite Basicは共有フォルダをサポートしていませんが、以下のエディションはサポートしています:

• ビジネススタンダードおよびプラス

• エンタープライズ

• 教育ファンダメンタルズ

• スタンダード

• 教育および学習アップグレードおよびプラス

• 非営利団体

• G Suiteビジネス

• エッセンシャル

同期されたGSuiteアカウントが共有フォルダをサポートしていない場合、Pipedriveのオプションはグレーアウトして表示されます。

テンプレートの作成と共有

アカウントを接続したら、ドキュメントや提案を作成し始めることができます。ドキュメントを直接作成することもできますが、将来のドキュメントの時間を節約するために、最初にテンプレートを作成することをお勧めします。Pipedriveの権限“Smart Docsテンプレートの追加とインポート”を使用して、どのPipedriveの役割が新しいテンプレートを作成または追加できるかを制御できます。Pipedriveの権限セットについての詳細は、この記事をお読みください。

ゼロからテンプレートを作成するには、取引または連絡先の詳細ビューでドキュメント > テンプレートタブに移動し、「ドキュメント」、「スプレッドシート」または「プレゼンテーション」をクリックします。もしすでに保存されたテンプレートがある場合は、プロバイダーからテンプレートをインポートすることも可能です。

テンプレートの編集

テンプレートエディタにいるときは、テンプレートの名前とカテゴリを更新し、Pipedriveの取引、連絡先、製品、プロジェクト、または時間ベースのフィールドを追加して、テンプレートの内容を埋めることができます。

Pipedriveのフィールドをテンプレートに追加するには、テンプレートエディタの右側からフィールドをコピーしてテンプレート本文に貼り付けます。フィールドは「[ ]」の括弧で表示され、ドキュメント用にテンプレートが使用されるときにフィールドデータで自動的に置き換えられます。

テンプレートの編集が完了したら、「Close」をクリックしてテンプレートを保存するか、「ドキュメントを作成するために使用する」をクリックして、テンプレートを使用してすぐにドキュメントを作成します。

Smart Docsのフィールドとテンプレートについてさらに学ぶには、この記事をご覧ください。

テンプレートをチームと共有するにはどうすればよいですか？

高度なテンプレート共有を使用して、Pipedrive内の他のユーザーとテンプレートを自動的に共有できます。テンプレートを共有するには、テンプレートを編集するために開き、権限タブをクリックします。ユーザーに与えることができる権限のレベルは2つあります:

1. このテンプレートを使用できます – テンプレートを表示し、新しいドキュメントを作成するために使用できますが、元のテンプレートを編集または削除することはできません。
2. このテンプレートを編集できます – 元のテンプレートを表示、使用、編集、削除できます。

一度テンプレートが他のユーザーと共有されると、そのテンプレートはテンプレートギャラリーの私と共有されたセクションに表示されます。

ドキュメントの作成

ドキュメントを作成するには、案件または連絡先の詳細ビューでドキュメントタブをクリックします。以前に作成したテンプレートからドキュメントを作成するオプションや、空白のドキュメント、スプレッドシート、またはプレゼンテーションから一から作成するオプションが表示されます。

デバイスまたは接続されたGoogleドライブ、Microsoft OneDrive、SharePointアカウントから事前に作成されたドキュメントをインポートすることもできます。ローカルに保存されたドキュメントは、デバイスからPDFとしてアップロードすることもできます。

既存のテンプレートからドキュメントを作成するには、「テンプレートから」をクリックし、使用したいテンプレートを選択します。ドキュメントエディターが開き、すべてのテンプレートフィールドが対応するデータで埋められます。

名前やカテゴリをカスタマイズし、内容を好みに応じて調整できます。作業中にドキュメントは自動的に保存されます。

特定の案件プレースホルダーを持つドキュメントを作成するには、案件の詳細ビューから作成する必要があります。特定の人物プレースホルダーを持つドキュメントを作成するには、案件または人物の詳細ビューから作成する必要があります。

ドキュメントの表示と共有

Google Drive – ドキュメントエディタの右下隅にある“共有”ボタンをクリックすると、ドキュメントを共有したり、PDFとしてダウンロードしたり、ドキュメントを削除したりできます。

• 署名をリクエスト – ドキュメントの受取人に署名をリクエストします。
• リンクとして共有 – このドキュメントの読み取り専用PDFバージョンへのリンクを生成し、受取人がそれを開くとブラウザウィンドウに表示されます。
• PDFをダウンロード – ドキュメントをローカルに保存し、メールに添付したり、直接顧客に送信したりできるようにします。

OneDriveおよびSharePoint – ドキュメントを共有するには、まずドキュメントエディタを閉じ、詳細ページに作成されたドキュメントの“...” (その他)ボタンをクリックする必要があります。

リンクを使ってドキュメントを共有すると、ビューを追跡したり、誰かがドキュメントを開いたときにメール通知を設定したりするオプションがあります。

もしビューを追跡オプションを有効にすると、ドキュメントが初めて開かれたとき、毎回、または一度も開かれないときにメールで通知を受け取ることができます。

リンクが生成されると、オリジナルのドキュメントの下にバージョンとして保存され、ビューの数と作成時間が表示され、そのバージョンを更新することはできなくなります。

ドキュメントの別のバージョンを作成するには、オリジナルのドキュメントをクリックし、必要な更新を行い、新しいリンクを生成します。リンクが生成されると、それはあなたのドキュメントの下にバージョン2として表示されます:

ドキュメントの別のバージョンを作成する場合、2つのライブバージョンがないようにするために、最初のバージョンのリンクを無効にすることをお勧めします。そのためには、最初のバージョンの“...”をクリックし、リンクとして共有 > リンクを有効にするをクリックしてリンクを無効にしてください。

ドキュメントに署名を追加する

Smart DocsにはeSignatures機能も含まれているため、追加のツールを必要とせずに顧客からドキュメントの署名をリクエストできます。

取引または連絡先ページからSmart Docs機能を使用してドキュメントを作成またはアップロードし、署名をリクエストするオプションを見つけてください。ドキュメントの署名をリクエストする方法については、この記事を参照してください。